Как писать имейлы на английском: структура и полезные фразы

Умение писать электронные письма на английском языке — важный навык для каждого, кто стремится подаваться на образовательные программы или работу, вести деловую переписку или общаться с коллегами из-за рубежа.

В этой статье мы поэтапно разберёмся, как оформлять письма так, чтобы они были вежливыми и профессиональными.

Subject (тема письма)

Электронное письмо состоит из нескольких частей: темы, приветствия и вступления, основной части, заключения и подписи.

Тема — первое, что видит получатель. Она должна быть короткой и информативной, то есть в одном словосочетании передавать суть письма.

Meeting rescheduled to Friday, 3 PM. — Встреча перенесена на пятницу, 15:00.
Job Application: Marketing Assistant. — Заявка на вакансию: помощник маркетолога.

Поэтому рекомендуется писать не более 5–7 слов, избегая лишних эмоций и местоимений.

Greeting (приветствие)

Приветствия бывают разными — выбор зависит от ситуации. Для нейтральных переписок подойдут обычные “Hi!” или “Hello!”, однако при формальном общении стоит использовать другие варианты — они отделяются запятой:

Dear Mr / Ms [Last name] — Уважаемый господин / уважаемая госпожа [Фамилия]
Dear [Name] — Уважаемый(ая) [Имя]
Dear Sir / Madam — Уважаемый(ая) господин или госпожа
Dear [Company Name] Team — Уважаемая команда [Название компании]

Opening line (вступительная фраза)

Первые предложения задают тон всему письму. Обычно в этой части объясняется цель обращения: это может быть благодарность, ссылка на предыдущий разговор или извинение.

Thank you for your quick response. — Спасибо за ваш быстрый ответ.
I really appreciate your help with this matter. — Я очень ценю вашу помощь в этом вопросе.
Following up on our discussion last week… — В продолжение нашего обсуждения на прошлой неделе…
As mentioned in our call… — Как упоминалось во время нашего звонка…
I am sorry for the delay in getting back to you. — Извините за задержку с ответом.
I am writing to thank you for... — Пишу, чтобы поблагодарить вас за…
I am writing in reply to... — Пишу в ответ на…
I am writing in response to... — Пишу в ответ на…
I am writing to inform you... — Пишу, чтобы сообщить вам…
I am writing to complain / enquire about... — Пишу, чтобы пожаловаться / узнать о…
I am writing in connection with... (email subject) — Пишу в связи с... (темой письма)
I am delighted to tell you... — Рад(а) сообщить вам…
I regret to inform you that... — С сожалением сообщаю, что…
Please accept my apologies for the confusion. — Пожалуйста, примите мои извинения за недоразумение.

Body (основная часть)

Здесь излагается суть письма, и важно сделать это чётко и правильно. Для этого придерживайтесь нескольких советов:

1. Разделяйте текст на абзацы, чтобы мысль была структурированной и понятной.

2. Используйте логично построенные предложения и лексику, соответствующую стилю общения.

3. Проверяйте орфографию — в этом помогут такие ресурсы, как ChatGPT, Grammarly, LanguageTool.

4. Избегайте использования эмодзи в формальных письмах.

5. Не употребляйте сокращений, сленга, идиом и фразовых глаголов — отдавайте предпочтение полным словам и литературному языку.

6. Используйте слова-связки для логичного и последовательного изложения мыслей:

Firstly / Secondly / Subsequently / Finally
Moreover / Furthermore / In addition
However / Whereas / In contrast
As a result / Therefore / Consequently

Closing line (заключительная часть)

Завершающие фразы подводят итог и задают ожидания. Рассмотрим наиболее распространённые формальные и нейтральные варианты:

I look forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.
I look forward to working with you. — С нетерпением жду возможности сотрудничества.
Thank you for your attention to this matter. — Благодарю за внимание к этому вопросу.
I appreciate your cooperation. — Благодарю за сотрудничество.
Thank you for your time and consideration. — Спасибо за ваше время и внимание.
Please let me know if you need any further details. — Пожалуйста, дайте знать, если вам нужны дополнительные детали.
Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. — Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
I would appreciate it if you could answer my questions as soon as possible. — Буду признателен(а), если вы сможете ответить на мои вопросы как можно скорее.

Sign-off (подпись)

Правильное прощание также зависит от степени формальности. Вот несколько примеров:

Формальные:

Yours sincerely — Искренне ваш(а): используется, если письмо начинается с Dear Mr/Ms
Yours faithfully — Искренне ваш(а): используется, если письмо начинается с Dear Sir / Madam
Best regards — С наилучшими пожеланиями
Kind regards — С уважением
Respectfully — С уважением (очень официально, для государственных или официальных писем)
With appreciation — С благодарностью
With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Нейтральные:

Kind regards — С уважением
Best wishes — Наилучшие пожелания
​Warm regards — С тёплыми пожеланиями
Thanks — Спасибо
Many thanks — Большое спасибо
All the best — Всего наилучшего
Warmest regards — С самыми тёплыми пожеланиями

Кроме того, в конце письма часто добавляют основную контактную информацию — она зависит от того, кем вы являетесь для получателя: коллегой, студентом, потенциальным сотрудником и т.д.

Хорошо написанное электронное письмо — это не только грамматика, но и тон, структура и вежливость. Соблюдайте основные правила и регулярно практикуйтесь — это поможет сделать ваши письма естественными и профессиональными.