Як писати імейли англійською: структура та корисні фрази

Вміння писати електронні листи англійською мовою — важлива навичка для кожного, хто прагне подаватися на освітні програми чи роботу, вести бізнес-листування чи спілкуватися з колегами з-за кордону.

В цій статті ми послідовно розберемося в тому, як оформлювати листи, аби вони були ввічливими та професійними.  

Subject (тема листа)

Електронний лист складається з декількох частин: теми, привітання та вступу, основи, завершення та підпису. 

Тема — перше, що бачить отримувач. Вона має бути короткою й інформативною, тобто в одному словосполученні розповідати те. про що йдеться в самому листі. 

Meeting rescheduled to Friday, 3 PM. — Зустріч перенесено на п’ятницю, 15:00.
Job Application: Marketing Assistant. — Заявка на вакансію: помічник маркетолога.

Саме тому радимо писати максимум 5–7 слів, без зайвих емоцій та займенників. 

Greeting (привітання)

Привітання бувають різні — вибір залежить від ситуації. Для нейтральних розмов підійде звичайне "Hi!" чи "Hello!", проте коли йдеться про формальні діалоги, варто використовувати інші варіанти — вони виділяються комою:

Dear Mr /Ms [Last name] — Шановний пане / шановна пані [Прізвище]
Dear [Name] — Шановний(а) [Ім’я]
Dear Sir /  Madam — Шановний(а) пане чи пані
Dear [Company Name] Team — Шановна команда [Назва компанії]

Opening line (вступна фраза)

Перші речення створюють тон усього листа. Зазвичай у цій частині ми пояснюємо, навіщо пишемо: це може бути подяка, посилання на попередню розмову, вибачення.

Thank you for your quick response. — Дякую за вашу швидку відповідь.
I really appreciate your help with this matter. — Я дуже ціную вашу допомогу з цим.
Following up on our discussion last week… — Повертаючись до нашого обговорення минулого тижня…
As mentioned in our call… — Як згадувалося під час нашої розмови (дзвінка)…
I am sorry for the delay in getting back to you. — Вибачте за затримку з відповіддю.
I am writing to thank you for... — Я пишу, щоб подякувати вам за…
I am writing in reply to... — Я пишу у відповідь на…
I am writing in response to... — Я пишу у відповідь на…
I am writing to inform you... — Я пишу, щоб повідомити вам…
I am writing to complain / enquire about... — Я пишу, щоб поскаржитися / дізнатися про…
I am writing in connection with... (email subject) — Я пишу у зв’язку з... (тема листа)
I am delighted to tell you... — Я радий(а) повідомити вам…
I regret to inform you that... — Мені прикро повідомляти, що…
Please accept my apologies for the confusion. — Будь ласка, прийміть мої вибачення за непорозуміння.
Following up on our discussion last week… — У продовження нашого обговорення минулого тижня…

Body (основна частина)

Тут викладається суть, і донести її важливо чітко та правильно. Для цього слідуйте кільком порадам:

1. Розділяйте текст на абзаци, аби ваша думка була структурованою та зрозумілою.

2. Використовуйте логічно побудовані речення та слова, відповідні стилю мовлення. 

3. Перевіряйте орфографію — тут допоможуть такі ресурси, як ChatGPT, Grammarly, LanguageTool.

4. Уникайте використання емоджі у формальних листах.

5. Не вживайте скорочень, сленгу, ідіом і фразових дієслів — надавайте перевагу повним словам і літературній мові. 

6. Використовуйте слова-зв'язки для логічного та послідовного викладення думок:

Firstly / Secondly / Subsequently / Finally
Moreover / Furthermore / In addition
However / Whereas / In contrast
As a result / Therefore / Consequently

Closing line (завершення)

Завершальні фрази узагальнюють і задають очікування. Розгляньмо найпоширеніші формальні та нейтральні фрази:

I look forward to hearing from you. — Чекаю на вашу відповідь.
I look forward to working with you. — З нетерпінням чекаю можливості співпраці.
Thank you for your attention to this matter. — Дякую за вашу увагу до цього питання.
I appreciate your cooperation. — Дякую за вашу співпрацю.
Thank you for your time and consideration. — Дякую за ваш час і увагу.
Please let me know if you need any further details. — Будь ласка, дайте знати, якщо вам потрібні додаткові деталі.
Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. — Якщо у вас виникнуть запитання, не вагайтеся звертатися до мене.
I would appreciate it if you could answer my questions as soon as possible. — Буду вдячний(а), якщо ви зможете відповісти на мої запитання якомога швидше.

Sign-off (підпис)

Правильне прощання теж залежить від формальності. Ось декілька прикладів: 

Формально:

Yours sincerely — Щиро ваш(а): використовується, коли починаємо лист із Dear Mr/Ms
Yours faithfully — Щиро ваш(а): використовується, коли починаємо лист із Dear Sir / Madam
Best regards — З найкращими побажаннями
Kind regards — З повагою
Respectfully — З повагою (дуже офіційно, для державних або офіційних листів)
With appreciation — З вдячністю
With best wishes — З найкращими побажаннями

Нейтральні:

Kind regards — З повагою
Best wishes — Найкращі побажання
Warm regards — Щирі вітання / З теплими побажаннями
Thanks — Дякую
Many thanks — Щиро дякую
All the best — Усього найкращого
Warmest regards — З найщирішими побажаннями

Крім того, наприкінці кожного листа часто додають основну контактну інформацію — вона залежить від того, чим ви займаєтеся і ким є отримувачу — колегою, студентом, потенційним співробітником тощо. 

Добре написаний імейл — це не лише граматика, а й тон, структура та ввічливість. Дотримуйтеся основних правил і регулярно практикуйтеся — це допоможе зробити ваші листи природними та професійними.